Syntico DMS macht gescannte Briefe automatisch durchsuchbar, fasst sie mit KI zusammen, erkennt Absender, Datum und Aktenzeichen — und sortiert alles chronologisch in den richtigen Vorgang. Briefe, E-Mails und Telefonate: eine Akte, ein Verlauf, eine Suche.
Hochladen genügt — den Rest erledigt die Automatik. Wie viel sie erledigt, bestimmen Sie (Stufe 0–3).
PDFs hochladen — Dokumente ohne Textebene werden automatisch per OCR durchsuchbar gemacht (Deutsch & Englisch), das Original bleibt unangetastet erhalten.
Zusammenfassung, Absender, Datum, Zustellurkunde, Aktenzeichen — automatisch extrahiert. KI-Anbieter frei wählbar (auch lokal ohne Datenabfluss), Token-Tagesbudget inklusive.
Briefe, E-Mails, eigene Schreiben und Telefon-Transkripte landen chronologisch im richtigen Vorgang — bei exaktem Aktenzeichen-Treffer vollautomatisch.
Postfächer anbinden, Eingang automatisch abrufen, Antworten landen von selbst im passenden Vorgang. Versand direkt aus der Akte.
Briefe im DIN-gerechten Briefbogen verfassen, als PDF finalisieren, drucken oder mit einem Klick per E-Mail versenden — automatisch in der Akte abgelegt.
Eine Volltextsuche über Dokumente, E-Mails, Vorgänge, Kontakte und Telefonate — inklusive der per OCR erschlossenen Scans.
Jeder Kunde erhält eine vollständig eigene, abgeschottete Umgebung — technisch erzwungen, nicht nur versprochen.
Pro Kunde eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Nur die Schaltzentrale kennt die Datenbank — kein anderer Dienst, kein anderer Kunde, niemand sonst.
Dokumente liegen AES-256-verschlüsselt auf der Platte; alle internen Verbindungen laufen über gegenseitig authentifiziertes TLS 1.3.
Wer darf welche Bereiche sehen, bearbeiten, befüllen? Frei definierbare Rollen, Zwei-Faktor-Anmeldung und ein lückenloses Audit-Protokoll.
Kategorien wie Steuern, Verträge oder Behörden definieren und Mitarbeiterrechte vergeben.
Scans hochladen oder Postfach anbinden — OCR und KI übernehmen die Erfassung.
Vorschläge der Automatik mit einem Klick bestätigen. Fertig ist die digitale Akte.
Gleiche Software, gleiche Sicherheit. Der Unterschied ist nur, wo sie läuft.